1. Introduzione
Rispettiamo la Sua privacy per cui, con il presente documento (“Informativa”) vorremmo fornirle in modo trasparente e chiaro le informazioni sulla raccolta dei dati personali nonché le basi giuridiche per il trattamento di tali dati.
La preghiamo di leggere attentamente il presente documento che contiene la nostra politica di riservatezza e le informazioni sulle modalità di utilizzo dei Suoi dati personali da parte nostra al momento della Sua visita al nostro sito internet, della prenotazione di un alloggio, del soggiorno in una delle nostre strutture o di una Sua comunicazione con noi per motivi non citati.
La presente Informativa viene applicata in tutti i casi del trattamento dei Suoi dati personali, fatta eccezione per casi specifici e particolari del trattamento dei Suoi dati quando sarà nostra premura informarla sulle modalità di trattamento dei Suoi dati in tali specifici casi consegnandole un’Informativa specifica di trattamento dei dati personali che comprenderà la politica di riservatezza inerente tali casi di trattamento dei dati personali.
Nel caso di dubbi o domande, non esiti a contattarci seguendo le modalità previste nel testo, al punto 4. Contatti.
2. Versioni e aggiornamenti
Occasionalmente provvederemo all’aggiornamento della presente Informativa affinché possa sempre contenere informazioni affidabili e corrette sulla modalità di raccolta e di utilizzo dei Suoi dati personali. Sarà nostra cura informarla in merito alle modifiche delle modalità di trattamento tramite gli aggiornamenti della nostra politica di riservatezza e della presente Informativa sul trattamento dei dati personali.
La presente Informativa è stata aggiornata in data 1° Novembre 2023.
3. Su di noi
Ai fini della presente Informativa e dei regolamenti applicabili sulla tutela dei dati personali, incluso il Regolamento generale sulla protezione dei dati (UE) 2016/679 (di seguito “Regolamento generale” oppure “GDPR”), il Titolare del trattamento e la società responsabile del trattamento dei Suoi dati personali è Monfiorenzo d.o.o., con sede a Rovigno, Stjepana Radića 22, P.IVA: 39129796476 (di seguito: „Monfiorenzo“ oppure „noi“).
La presente Informativa viene applicata in modo adeguato agli ospiti di Monfiorenzo d.o.o.
4. Contatti
Nel caso di dubbi o domande relativi alla tutela dei Suoi dati personali, La preghiamo di contattarci con le seguenti modalità:
5. Motivi della raccolta dei dati personali
Monfiorenzo d.o.o. è una società commerciale che, tra le altre attività, offre il servizio di fornitura di alloggio ricettivo.
Raccogliamo diverse tipologie dei Suoi dati personali, in relazione al rapporto che ha con noi e ai motivi della nostra comunicazione.
6. Modalità di raccolta dei dati personali
I Suoi dati personali vengono raccolti direttamente da Lei, indirettamente o automaticamente.
Direttamente da Lei
Ad esempio, nei seguenti casi, i Suoi dati personali vengono raccolti direttamente da Lei:
Indirettamente
Raccogliamo i Suoi dati personali indirettamente quando ci vengono ceduti da un’altra persona giuridica o fisica, ad esempio nei seguenti casi:
Automaticamente
Raccogliamo i Suoi dati tramite i sistemi automatizzati, con lo scopo di potenziare il servizio oppure a scopo di sicurezza, ad esempio nei seguenti casi:
7. Tipologia di dati personali raccolti
I dati personali comprendono qualsiasi dato che riguarda l’identificazione della persona fisica o altri dati utili all’identificazione di una persona. I Suoi dati che raccogliamo e trattiamo dipendono dal Suo rapporto con noi e dai motivi della nostra comunicazione.
Esempi di dati personali raccolti:
Categorie di dati personali speciali
8. Basi giuridiche per l’utilizzo dei dati personali
I Suoi dati personali vengono trattati esclusivamente se disponiamo di un’adeguata base giuridica. Per la maggiore, si tratterà delle seguenti basi giuridiche:
9. I Suoi dati personali
Raccogliamo diverse tipologie dei Suoi dati personali, in relazione al Suo rapporto con noi e ai servizi utilizzati. In ogni caso, i Suoi dati personali vengono raccolti e trattati per finalità legittime e in presenza di una valida base giuridica.
Prenotando l’alloggio automaticamente stipula il contratto di fornitura del servizio di alloggio con Monfiorenzo d.o.o. Raccogliamo i Suoi dati necessari per iniziare il rapporto contrattuale ed effettuare la prenotazione. Prima del Suo arrivo, raccoglieremo e tratteremo le informazioni necessarie per poterle fornire un servizio migliore e di maggiore qualità e per prepararci per il Suo arrivo.
Alcuni dati al momento della registrazione nelle strutture vengono raccolti anche per adempiere ai nostri obblighi di legge.
Oltre a raccogliere i dati ai fini di adempimento del contratto e per ottemperare ai nostri obblighi di legge, i dati vengono trattati anche per nostro legittimo interesse, ma soltanto qualora il nostro legittimo interesse, in base alle valutazioni fatte, non prevalga sull’obbligo di tutela della Sua privacy. Situazioni del genere sono, per esempio, le situazioni di marketing diretto oppure le riprese degli spazi comuni come la reception.
Ricorriamo al consenso come base giuridica soltanto in via eccezionale, ad esempio quando chiediamo il Suo consenso per l’affiliazione al nostro programma fedeltà.
Alcune tipologie di trattamento dei dati richiedono l’applicazione di alcune basi giuridiche, legate alle circostanze e al contesto. Ad esempio, le situazioni in cui i Suoi dati personali vengono trattati ai fini di emissione di fatture e la riscossione del costo dell’alloggio raccogliamo i Suoi dati su basi contrattuali e per ottemperare ai nostri obblighi derivanti da normative fiscali o contabili.
Nella tabella sono elencate alcune tra le modalità di base per la raccolta dei Suoi dati personali.
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Attività di trattamento |
Tipologia di dati |
Base giuridica |
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Prenotazione dell’alloggio Prenotazione della data di soggiorno, la scelta della struttura e le condizioni di pagamento, la garanzia tramite la carta di credito oppure il pagamento dell’acconto, l’elaborazione della prenotazione, l’accettazione delle prenotazione e l’invio della conferma di prenotazione. Gestione delle prenotazioni. Elaborazione della documentazione in conformità con le normative fiscali e contabili. |
Dati identificativi, Dati di contatto, Dati finanziari |
Stipula e esecuzione del contratto. Interesse legittimo (gestione aziendale e gestione di prodotti e servizi). Rispetto degli obblighi giuridici. |
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Registrazione (check-in) / Check-out Check-in e check-out dell’ospite al momento della registrazione, assegnazione delle camere. Iscrizione dell’ospite nei sistemi interni, collegamento con offerte e servizi richiesti, iscrizione dei dati nel sistema e-Visitor. Iscrizione dei dati sulle preferenze e richieste dell’ospite nonché le possibilità di comunicazione futura. |
Dati identificativi, Dati di contatto, Dati sulle preferenze, Dati di marketing |
Rispetto degli obblighi giuridici. Esecuzione del contratto. Interesse legittimo (tenuta del registro degli ospiti, comunicazione e gestione aziendale.) Consenso esplicito (dati sulla salute e sulle allergie). |
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Prenotazione di servizi durante il soggiorno Scelta degli orari e prenotazione di servizi aggiuntivi durante il soggiorno - ristoranti e bar, spa e wellness. |
Dati identificativi, Dati di contatto, Dati relativi a transazioni e operazioni, Dati di marketing. |
Esecuzione del contratto. Interesse legittimo (tenuta del registro degli ospiti, comunicazione e gestione aziendale). Consenso esplicito (dati sulla salute). |
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Utilizzo di servizi durante il soggiorno Utilizzo di servizi aggiuntivi durante il soggiorno - ristoranti e bar, spa e wellness. Monitoraggio dell’utilizzo di servizi di alloggio durante il soggiorno (TV, minibar, servizio in camera). |
Dati identificativi, Dati di contatto, Dati relativi a transazioni e operazioni, Dati di marketing. |
Esecuzione del contratto. Interesse legittimo (tenuta del registro degli ospiti, comunicazione e gestione aziendale). Consenso esplicito (dati sulla salute). |
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Reclami / richieste Invio di richieste aggiuntive alla reception durante il soggiorno (desideri particolari, consegne e servizi similari). Utilizzo del servizio concierge Reclami |
Dati identificativi, Dati relativi a transazioni e operazioni, Dati sulle preferenze. |
Esecuzione del contratto. Interesse legittimo (gestione aziendale, gestione del personale e potenziamento del servizio offerto). |
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Risposta alle richieste Invio di risposte alle richieste del cliente. |
Dati identificativi, Dati di contatto |
Esecuzione del contratto. Interesse legittimo (gestione aziendale, potenziamento del servizio, analisi). |
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Sicurezza dei beni Videocamere di sorveglianza. Schede elettroniche / chiavi. |
Dati identificativi (ripresa, accesso alla camera). |
Interessi legittimi (tutela della sicurezza dei beni e delle persone). |
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Affiliazione al programma fedeltà Affiliazione al programma fedeltà, invio di offerte promozionali, raccolta di informazioni sulle preferenze ai fini di adeguamento della gestione aziendale e personalizzazione delle offerte. |
Dati identificativi, Dati di contatto, Dati sulle preferenze, Dati di marketing. |
Consenso. Esecuzione degli obblighi contrattuali legati alla Sua affiliazione al programma fedeltà. |
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Marketing diretto Contattare il cliente al suo indirizzo e-mail tramite l’invio di offerte per servizi simili in conformità con le disposizioni del Codice delle comunicazioni elettroniche. |
Dati identificativi, Dati di contatto, Dati sulle preferenze, Dati di marketing. |
Interesse legittimo (gestione aziendale, invio di informazioni sulle nostre offerte e servizi, personalizzazione delle offerte e consigli in merito a servizi similari). |
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Sondaggi e questionari sul grado di soddisfazione Contattare il cliente al suo indirizzo e-mail oppure tramite l’invio di opuscoli per chiedere la compilazione del sondaggio o del questionario sul suo grado di soddisfazione. |
Dati di contatto |
Interesse legittimo (gestione aziendale, informazioni sul grado di soddisfazione dell’utente con lo scopo di perfezionamento del servizio). |
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Pagamento, riscossione e rimborso Emissione di fatture, pagamenti, recupero crediti e rimborso agli ospiti. |
Dati identificativi, Dati di contatto, Dati finanziari, Dati relativi a transazioni e operazioni |
Esecuzione del contratto. Rispetto degli obblighi giuridici. |
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Partecipazione a giochi o concorsi a premi Partecipazione a giochi o concorsi a premi in conformità con le regole stabilite. |
Dati di contatto, Dati identificativi |
Consenso. |
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Pubblicità Preparazione e invio di inserzioni, monitoraggio dell’efficacia di inserzioni inviate. |
Dati identificativi, Dati di contatto, Dati sull’utilizzo, Dati di marketing, Dati tecnici, Dati sulle preferenze |
Consenso (retargeting). Interesse legittimo (monitoraggio dell’efficacia dell’inserzione, pianificazione aziendale, creazione di campagne marketing e di strategie di business). |
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Suggerimenti sull’alloggio e sui servizi Suggerimento sull’alloggio e sui servizi degli ospiti, personalizzazione del servizio. |
Dati identificativi, Dati di contatto, Dati sulle preferenze |
Esecuzione del contratto. Interesse legittimo (personalizzazione del servizio). |
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Accesso a internet Connessione dell’ospite a internet. |
Dati tecnici, Dati sull’utilizzo |
Esecuzione del contratto. Interesse legittimo (mantenere la sicurezza del sistema IT). |
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Utilizzo dell’applicazione dell’albergo Utilizzo dell’applicazione dell’albergo per la gestione di servizi utilizzati durante il soggiorno. Controllo di fatture, transazioni, consumazione di cibo e bevande. |
Dati di contatto, Dati identificativi, Dati sull’utilizzo, Dati sulle transazioni e operazioni, Dati tecnici |
Interesse legittimo (gestione aziendale, possibilità per il cliente di utilizzare in modo chiaro tutte le funzionalità del soggiorno e di visionare i costi nonché le protezioni di sicurezza del sistema). |
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Analisi e pianificazione aziendale La segmentazione degli ospiti e l’analisi comportamentale degli ospiti in relazione allo storico degli arrivi e preferenze. Elaborazione di modelli per pianificazione futura, analisi e report. |
Dati sulle transazioni e operazioni, Dati di contatto, Dati sulle preferenze, Dati di marketing. |
Interesse legittimo (perfezionamento dei servizi, creazione di offerte, pianificazione strategica della gestione aziendale). |
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Monitoraggio degli incidenti Lista ad uso interno degli ospiti che hanno causato incidenti per cui, a causa del comportamento inappropriato, sono stati classificati come ospiti indesiderati presso le nostre strutture (mancato pagamento di servizi, comportamenti aggressivi nei confronti del personale o degli altri ospiti, furto, atto vandalico). |
Dati sull’identità, Descrizione del comportamento |
Interessi legittimi (tutela della sicurezza dei beni e delle persone). Istituzione e difesa di requisiti giuridici. |
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Domande risarcitorie Registro delle domande risarcitorie degli ospiti, descrizione dell’incidente, comunicazione con terzi. |
Dati identificativi, Dati di contatto, Dati sull’incidente. |
Interesse legittimo (tutela dei beni e della reputazione). Istituzione e difesa di requisiti giuridici. |
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Esecuzione tamponi per COVID-19 Organizzazione di tamponi antigenici e PCR per gli ospiti in collaborazione con il servizio epidemiologico. |
Dati identificativi, Dati di contatto, Dati sulla salute. |
Esecuzione del contratto. Interesse legittimo (tutela della sicurezza e della salute di altre persone). Consenso esplicito. Tutela dell’interesse pubblico relativo alla salute pubblica (obbligo di disinfettare i locali e organizzare l’isolamento). |
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BABY e MINI club / Zona KIDS Organizzazione di attività di animazione per bambini e soggiorno dei bambini nei locali con giochi in comune. |
Identificazione dei dati dei genitori, Dati di contatto dei genitori, Dati sull’età del bambino, Dati sulla salute del bambino |
Esecuzione del contratto. Consenso esplicito. |
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Tutela della sicurezza del sito internet Tutela della nostra gestione aziendale e della sicurezza del sito internet (eliminazione di errori, analisi dei dati, esecuzione di test, manutenzione del sistema, supporto, report). |
Dati tecnici, Dati sull’utilizzo |
Interesse legittimo (manutenzione della continuità di servizio, sicurezza e protezione della rete). |
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Monitoraggio analitico del sito internet Perfezionamento della funzionalità del sito internet, individuazione di interessi, ottimizzazione dei servizi e della strategia di marketing |
Dati tecnici, Dati sull’utilizzo |
Interesse legittimo (sviluppo della gestione aziendale, strategia di marketing, pianificazione strategica). |
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Social network Comunicazione attraverso i profili dei social network. |
Dati identificativi, Dati di contatto. |
Esecuzione del contratto. Interesse legittimo (comunicazione con gli ospiti, gestione delle aspettative degli ospiti, strategie di marketing). |
10. I Cookie
I cookie sono piccoli file di testo che il nostro server di rete memorizza sul browser del Suo computer o smartphone al fine di seguire le scelte di determinate varianti di lingua sui siti internet, come pure al momento della visita di quelle sezioni del sito che richiedono l’inserimento del nome utente e password. Qualsiasi indirizzamento verso o citazione dei cookie in questa Informativa comprende anche altri tipi di accesso automatizzato o di memorizzazione di informazioni sul Suo dispositivo. I cookie non possono essere utilizzati per avviare i programmi o per immettere i virus nel Suo computer. Alcuni cookie abilitati dal nostro server di rete vengono cancellati automaticamente dal Suo computer una volta terminata la sessione, ovvero, nel momento in cui abbandona i nostri siti Internet.
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11. Marketing diretto
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Ogni comunicazione di questo tipo sarà accompagnata dall’informazione sulla possibilità di cancellazione, in modo semplice (cliccando sul link) e di esprimere il Suo desiderio di non essere ulteriormente contattato in questo modo. Inoltre, ci può contattare anche per iscritto sul nostro indirizzo e-mail [email protected]
12. Personalizzazione e pubblicità
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La sola visualizzazione di un nostro annuncio non significa che Monfiorenzo abbia elaborato il Suo profilo ma è possibile che abbiamo comprato lo spazio pubblicitario. Nei casi di invio di annunci mirati, lo facciamo in base al retargeting, in collaborazione con i partner. Nemmeno in questo caso ciò non costituisce la conferma di elaborazione di un Suo profilo da parte di Monfiorenzo bensì è possibile che il nostro partner – ad esempio Facebook o Google - in base ad altre opzioni e il Suo utilizzo di altri siti internet non controllati da Monfiorenzo, abbia valutato la Sua appartenenza al gruppo target che potrebbe essere interessato ai nostri annunci.
Il trattamento automatico dei dati ai fini pubblicitari non influisce in alcun modo sui Suoi diritti di usufruire dei nostri servizi.
13. Statistica
Per i fabbisogni della nostra gestione aziendale, della pianificazione strategica e della presa di importanti decisioni aziendali utilizziamo l’analisi statistica dei dati. Vale a dire che, in base all’interesse legittimo, elaboreremo i Suoi dati, come la Sua età, la nazionalità e la lingua parlata, che abbiamo raccolto e trattato in base ad altre basi giuridiche, ad esempio per adempiere agli obblighi di legge o al contratto.
Una volta elaborati i Suoi dati ai fini statistici, continuiamo ad utilizzarli esclusivamente in forma aggregata e anonima. Vale a dire che questi dati in alcun modo non potranno essere riconducibili a Lei e che non rappresentano i Suoi dati personali.
14. Destinatari dei dati personali
Non condividiamo i Suoi dati personali con terzi a scopo di pubblicizzare i loro servizi. Non venderemo i Suoi dati personali a terzi.
In alcuni casi condivideremo i Suoi dati personali con altri destinatari, e precisamente:
15. Trattamento transfrontaliero dei dati
Desideriamo garantire l’archiviazione e il trasferimento dei Suoi dati personali in sicurezza. Per questo, trasferiremo i Suoi dati personali al di fuori dello Spazio economico europeo (di seguito: SEE), solamente se in conformità con le leggi applicabili sulla tutela dei dati e se i mezzi di trasferimento garantiscono l’adeguato livello di sicurezza dei Suoi dati, per esempio:
Quando trasferiamo i Suoi dati al di fuori del SEE e nei casi in cui il paese o il territorio dove vengono trasferiti i dati non garantisce il livello adeguato della protezione dei dati, intraprenderemo tutte le misure ragionevoli per assicurare il trattamento sicuro dei Suoi dati in conformità con la politica di riservatezza contenuta nella presente Informativa.
16. La sicurezza dei dati personali
Applichiamo le misure tecniche e organizzative per garantire la sicurezza dei Suoi dati per proteggerli dall’accesso non autorizzato, dalla perdita o modifica, accidentale o intenzionale. Ai suoi dati potranno accedere soltanto le persone con esigenze aziendali di accesso, esclusivamente per le finalità consentite e in merito alle quali è stato/a informato/a e le cui hanno l’obbligo di segretezza nei confronti dei Suoi dati.
Se ha dei dubbi in merito a qualsiasi uso non autorizzato, perdita o accesso non autorizzato ai Suoi dati personali, La preghiamo di avvisarci nel più breve tempo possibile.
17. L’archiviazione e i periodi di conservazione dei dati
I suoi dati sono conservati al massimo per il tempo necessario e in conformità con le finalità per cui sono stati raccolti, anche per adempiere agli obblighi di legge. Dopo tale termine, i Suoi dati verranno cancellati mentre nei casi ove tale operazione sia tecnicamente impossibile, renderemo i Suoi dati non leggibili. Nel caso avessimo ancora bisogno di alcuni dei Suoi dati ai fini di gestione aziendale giustificabile, anche dopo la scadenza del termine della loro conservazione, intraprenderemo le misure necessarie per renderli anonimi.
Ai sensi della legge, i dati sugli ospiti vengono conservati almeno due anni dall’anno del loro soggiorno, mentre siamo tenuti a conservare i dati inseriti nel sistema e-Visitor per 10 anni.
I dati che si riferiscono ai regolamenti contabili vengono conservati per 11 anni. Essi comprendono le fatture che possono contenere i Suoi dati personali.
In caso di utilizzo dei dati relativi alla carta di credito ai fini della prenotazione, tali dati saranno catalogati nel nostro sistema fino a 30 giorni successivi alla data del Suo check-out, e in caso di addebito dell’importo della garanzia, saranno conservati in conformità con le disposizioni in materia contabile.
I dati basati sul nostro interesse legittimo vengono conservati in conformità con le esigenze aziendali giustificabili e ragionevoli.
I dati relativi alle videoregistrazioni delle telecamere di sorveglianza vengono conservati per sei mesi.
I dati raccolti in base al consenso vengono conservati sino alla revoca del consenso.
18. I Suoi diritti legati al trattamento dei dati personali
L’accesso. Ha diritto all’accesso ai Suoi dati personali in qualsiasi momenti, inviando una richiesta per chiedere l’invio dei Suoi dati personali oggetto del trattamento.
Limitazione del trattamento. Ha diritto di obiettare determinate attività di trattamento, per esempio se trattiamo i Suoi dati personali in base all’interesse legittimo.
Trasferimento. Ha diritto di richiedere il trasferimento dei Suoi dati personali ad un altro fornitore di servizio - in pratica significa che ha diritto di richiederci l’invio dei Suoi dati personali, oggetto del trattamento, in formato leggibile tramite un dispositivo informatico oppure richiederci di inviarli direttamente all’altra società.
Rettifica. Ha diritto di richiedere l’aggiornamento dei Suoi dati personali, la loro rettifica o integrazione in qualsiasi momento.
Cancellazione. Ha diritto di richiedere la cancellazione dei Suoi dati personali. Rispetteremo la Sua richiesta se non sussiste un obbligo legale o un giustificato motivo di natura legale o commerciale per cui dovremmo continuare a conservarli.
Revoca del consenso. Se i Suoi dati vengono trattati in base al consenso, è autorizzato/a alla sua revoca in qualsiasi momento. Interromperemo il trattamento dei Suoi dati raccolti su tale base giuridica senza esitazioni.
Tutte le richieste possono essere esercitate inviando una richiesta scritta all’indirizzo commerciale di Monfiorenzo d.o.o. a Rovigno, Stjepana Radića 22 oppure inviando un e-mail all’indirizzo [email protected].
Reclamo. È autorizzato/a a presentare il reclamo all’organo locale competente in materia di protezione dei dati - ovvero al Garante per la protezione dei dati personali, all’indirizzo:
Agencija za zaštitu osobnih podataka
Selska cesta 136
HR – 10 000 Zagreb
Tel. +385 (0)1 4609 000
Fax. +385 (0)1 4609 099
E-mail: [email protected]
Web: www.azop.hr
La informiamo che terremo il registro della nostra comunicazione per poter risolvere in modo più efficace possibile qualsiasi quesito ci venisse rivolto.
Trattiamo i Suoi diritti senza compenso e, soltanto eccezionalmente e in conformità con le disposizioni del Regolamento generale, addebiteremo le spese amministrative del trattamento della richiesta. In tal caso sarà nostra cura informarla in merito e in anticipo.